LAV16234 – Oggetto: Garante per la privacy. Possibilit? di rilevazione delle presenze del lavoratore tramite smartphone.

Roma, 12 Ottobre 2016

LAV16234
SM

Oggetto: Garante per la privacy. Possibilità di rilevazione delle presenze del lavoratore tramite smartphone.

Con un provvedimento dell’8 settembre u.s (pubblicato sulla newsletter n. 420 del 10 Ottobre u.s), il Garante per la privacy ha autorizzato l’utilizzo di applicativi sugli smartphone dei dipendenti (soprattutto di quelli che lavorano all’esterno della sede aziendale), preordinati all’effettuazione della timbratura del cartellino e alla rilevazione delle presenze in luogo dei sistemi tradizionali (badge, ecc..).

Nella fattispecie, l’autorizzazione al Garante era stata chiesta da un’importante società di lavoro interinale che, proprio in virtù delle peculiarità che caratterizzano la prestazione effettuata dal lavoratore in regime di somministrazione, ha prospettato l’utilizzo di una particolare applicazione per rilevare l’inizio e la fine dell’attività lavorativa (nonché, laddove prevista, della pausa pranzo), la cui attivazione comporta l’individuazione e la memorizzazione della posizione geografica del dipendente rilevata tramite il sistema GPS e la rete WiFi. Questo sistema, a detta sempre della società istante, avrebbe permesso di conseguire risparmi di costi ed efficienza, permettendo inoltre di ridurre il rischio di  condotte illecite dei lavoratori  tramite “timbrature” di comodo.

Il Garante ha dato il via libera all’utilizzo di queste applicazioni, con alcuni accorgimenti. 

In particolare, nella delibera si legge che le imprese che decidano di avvalersi di questi sistemi per la timbratura del cartellino e la rilevazione delle presenze, devono:

1. cancellare il dato relativo alla posizione del lavoratore, dopo aver verificato preventivamente l’associazione tra le coordinate geografiche della sede di lavoro e la posizione del dipendente, conservando eventualmente il solo dato relativo alla sede di lavoro, alla data e all’orario della timbratura “virtuale”;
2. configurare il sistema in modo tale che sullo smartphone del lavoratore sia sempre ben visibile un’icona che indichi che la funzione di localizzazione è attiva;
3. adottare specifiche cautele volte ad impedire che l’applicazione acceda ad altri dati sensibili presenti nel telefono del lavoratore, estranei alla sua localizzazione (traffico telefonico, sms, posta elettronica, navigazione in  internet, ecc).

Inoltre, prima di utilizzare questo sistema, le società interessate devono:

• effettuare la notificazione al Garante ai sensi dell’art. 37, comma 1, lett.a) del Codice della privacy (d.lgs 196/2003 e ss modifiche e integrazioni);
• fornire ai dipendenti un’informativa completa di tutti gli elementi previsti dall’art. 13 del predetto Codice (tipologia dei dati, finalità e modalità del trattamento, tempi di conservazione, soggetti che possono venire a conoscenza delle informazioni in qualità di responsabili o di incaricati al trattamento).

Il testo della delibera del Garante è disponibile al link sottoindicato.

Cordiali saluti