FIS17169 – Oggetto: dematerializzazione delle note spese dei dipendenti. Nota dell’Agenzia delle Entrate.

Roma, 24 Luglio 2017

FIS17169
SM

Oggetto: dematerializzazione delle note spese dei dipendenti. Nota dell’Agenzia delle Entrate.

Con la risoluzione n. 96/E del 21 Luglio, emessa in risposta ad una richiesta di interpello, l’Agenzia delle Entrate ha indicato le condizioni per la compilazione e la conservazione in formato elettronico (accompagnata dalla soppressione dell’originale cartaceo), delle note spese dei dipendenti e dei relativi giustificativi.

In particolare, la società istante aveva chiesto all’Agenzia di verificare la compatibilità con la normativa vigente (codice dell’amministrazione digitale CAD – d.lgs 82/2005 – e decreti attuativi), di una sua applicazione per la gestione informatica delle note spese elaborate dal personale in trasferta tramite il predetto software, e degli annessi documenti giustificativi.

Nel confermare questa compatibilità, l’Agenzia ha evidenziato i seguenti aspetti:

• il documento informatico ha rilevanza fiscale, potendo quindi sostituirsi a quello analogico, qualora presenti le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità;
• la conservazione in formato elettronico dei giustificativi di spesa (con relativa distruzione dei documenti cartacei) è possibile senza la necessità dell’intervento di un pubblico ufficiale che ne attesti la conformità all’originale, quando si tratti di documenti non unici in quanto trovano riscontro nella contabilità dell’emittente (che per Legge è obbligato a conservarli). Diversamente, qualora si tratti di originali unici, l’archiviazione elettronica richiede sempre l’intervento del pubblico ufficiale anche quando i documenti giustificativi siano emessi da soggetti economici di Paesi extra UE, con i quali non esiste una reciproca assistenza fiscale in materia.

Il testo della Risoluzione dell’Agenzia delle Entrate, è disponibile al link sottoindicato.

Cordiali saluti